معرفی محصول

خرید دفتر برنامه ریزی + آموزش مدیریت زمان اصولی رایگان

آموزش تخصصی مدیریت زمان - رایگان

آموزش بهترین روش برنامه ریزی به صورت عملی

اول از همه باید به شما اطمینان بدهم که می توانید با خیال راحت این نوشته را به عنوان یک مقاله مرجع و جامع در رابطه با برنامه ریزی صحیح و مدیریت زمان در نظر بگیرید. پس از شما دوست عزیز خواهش می‌کنم که از ابتدا تا انتهای این نوشته رو با دقت بخوانید و اطمینان داشته باشید که مطالبی که در این پست ذکر شده است از منابع با ارزش و آموزش های سطح بالایی تهیه شده است. 

همچنین در انتهای این مقاله، لیستی از پرفروش ترین دفتر های برنامه ریزی برای شما قرار داده ایم که می‌توانید از بین این سی مدل هرکدام را که پسندیدید انتخاب کرده و تهیه کنید. پس به هیچ عنوان این مطالب را از دست ندهید و تا انتها با ما همراه باشید.

آموزش تخصصی مدیریت زمان - رایگان

پس مراقب باشید رایگان بودن این نوشته شما را فریب ندهد و گمان نکنید که اینجا هم مثل خیلی از سایت های دیگر شما را با انبوهی از اطلاعات تکراری و خسته کننده و غیر عملی مواجه کند. البته مجموعه خط کش به هیچ عنوان قصد بی اعتبار خواندن و بی احترامی به سایت های بسیار حرفه‌ای که در این زمینه فعالیت دارند را نداشته و هرگونه برداشت اینگونه دور از هدف ما می‌باشد.

یک بار برای همیشه برنامه ریزی و مدیریت زمان را اصولی و صحیح یاد بگیرید

زمانتان را چطور خرج می کنید؟

اول از همه باید نسبت به اینکه روند کلی روز شما به چه شکلی می گذرد آگاهی پیدا کنید. برای کسب نتیجه دقیق‌تر و بهتر می‌بایست کاری دیگر هم همراه با این مرحله انجام دهید. این امر تخمین زدن زمان مورد نیاز برای هرکاری می‌باشد. یادتان باشد نباید فقط به یک مرحله اکتفا کنید و فقط برخی از مراحل را انحام دهید و بی‌خیالِ قسمت‌های دیگر بشوید.

این کار بیشتر به این خاطر انجام می‌پذیرد که به یک خودآگاهی نسبی دست پیدا کنید و با ساعاتی که بیشتر انرژی دارید و کارهای مهمتری را می توانید انجام دهید آشنا شوید. همچنین متوجه می‌شوید که چه جور عواملی حواس شما را از کار پرت می‌کنند و اینگونه قدم اول را برای حل مسئله برداشته اید. همچنین می‌توانید متوجه این موضوع شوید که اتفاقات پیش‌بینی نشده بیشتر در چه شرایطی رخ می‌دهند.

البته خیلی از اتفاقاتی که ما برچسب یک هویی و کار خراب‌کن را به آن‌ها می‌زنیم در واقع همان کارهایی هستند که از مدتی قبل می‌دانستیم که باید آن‌ها را انجام دهیم اما از آنجا که اهل برنامه ریزی نبوده‌ایم وسط کاری دیگر که شدیدا هم مشغول انجام آن هستیم و روی آن تمرکز کرده‌ایم متوجه می‌شویم که باید آن‌کار را نیز انجام دهیم.

وقتی که متوجه الگوی نسبی روز های خود شدید می‌توانید بفهمید که اشکالات کار شما بیشتر در چه زمینه هایی می‌باشد. آیا وقتی کسی به شما تلفن می‌کند سرگرم صحبت با شخص مقابل خود می‌شوید و زمان از دستتان در می‌رود؟ شاید هم وقتی کسی در خانه تلویزیون تماشا می‌کند حواس شما با شنیدن یک موزیک خاص یا صدای فیلم خاصی پرت می‌شود.

پس سعی کنید عوامل حواس پرتی را در هرکاری به حداقل برسانید اما نباید این موضوع، به گونه‌ای افراطی دغدغه شما شود. نباید در این دام بیفتید که آنقدر وقت صرف پیدا کردن مزاحم های اطرافتان کنید که وقتی نگاهی به ساعت می‌اندازید متوجه می‌شوید که چند ساعتی را به این کار اختصاص داده‌اید.البته اگر این کار به منظور کشف این عوامل و پیدا کردن راه‌حل مناسب برای آن‌ها می‌باشد، کاری صحیح و حتی لازم است.

لازم نیست به راه‌حل‌های پیچیده فکر کنید. مطمئن باشید همین که تلویزیون خانه‌ی شما بیهوده روشن نباشد تا حد زیادی از این حواس پرتی ها کاسته خواهد شد. راه‌حل‌های خوبی هم برای رفع برخی مزاحمت‌ها وجود دارد. می‌توانید برای برخی از آن‌ها در اینترنت جستجو کنید. مثلا اگر نمی‌توانید که صدای محیط را به حد مطلوبی کاهش دهید تا هنگام کتاب خواندن مزاحم شما نشود، می‌توانید از هندزفری های خود استفاده کنید و موزیک ملایمی را نیز پخش کنید تا صدا های مزاحم اطراف را به حداقل خود برسانید.

اما در برخی موارد به جای کشف راه‌حل‌های این چنینی بهتر است زمان انجام آن‌ها را تغییر دهید. مثلا اگر ساعت سه بعد از ظهر خانه سکوت بیشتری دارد می‌توانید کتاب خواندن را در آن ساعات برنامه ریزی کنید. چرا که خوب نیست برای مطالعه همیشه موزیک گوش دهید. این نکته را در نظر داشته باشید که در این مورد، خواندن کتاب با یک موزیک بی کلام آرام بازهم کمی حواس مارا پرت خواهد کرد اما این حواس‌پرتی به‌شدت کمتر از صدای تلویزیون و صحبت های اطرافیان حواس ما را پرت می‌کند، نه اینکه باعث تمرکز مطلق ما روی کتاب شود! اما در شرایط خاص می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد.

یک نکته‌ی طلایی در این قسمت این است که هرگاه احساس کردید از مراعات کردن و مراقب عوامل مزاحم بودن کلافه و ناراحت شده‌اید و احساس کردید هیچ وقت موفق نمی‌شوید که شرایط را ایده‌آل کنید، باید به شما بگوییم که درست فکر می‌کنید. هیچگاه نمی‌توان تمام عوامل مزاحم را از محیط پیرامون حذف کنید.

مشخص کردن هدف

چهار گام هدف گذاری

اگر ندانید چه هدفی دارید نمی‌توانید به موفقیت برسید. البته این جمله را برای همیشه یادتان باشد که موفقیت تنها آن موقعیت و مکان یا درآمدی نیست که در انتهای آرزوهای خود تصور می‌کنید. فرض کنید شخصی درآمد ماهیانه پنجاه میلیون تومان را هدف خود قرار می‌دهد. اما اگر دائما به درآمد پنجاه میلیون تومان ماهانه بیندیشد ممکن است کم کم نسبت به هدف خود دلسرد شود.

مثلا این شخص تصمیم دارد که پس از طی دو سال به این درآمد برسد. وقتی حدودا سه ماه می‌گذرد و می‌بیند که تنها توانسته است ماهیانه دو میلیون تومان در‌آمد داشته باشد، یک لحظه با خود می‌گوید: آخر مگر می‌شود که من با این درآمد دومیلیونی که دارم روزی به درآمد ماهیانه پنجاه میلیون تومان برسم؟ و به این ترتیب از یاد می‌برد که روزی هیچ درآمدی نداشته!

و درست در همین نقطه است که افکار منفی راهی برای نفوذ به ذهن شما پیدا می‌کنند. موفقیت به هیچ‌ عنوان یک شبه به دست نیامده است. در اصل این شخص در مسیر درستی قرار دارد اما به سبب انتظارات غلط و شرایط موجود دچار سستی شده و افکار منفی را منطقی‌تر از هدف خود می‌بیند. امروزه دیگر کمتر کسی است که حداقل صحبت های یک شخص موفق را گوش نکرده باشد که از چه جایگاهی با چه شرایطی به موفقیت رسیده است.

بحث امیدواری به هیچ عنوان بحث پوچ و یا اینکه فقط اشاره‌ای کوچک به آن بشود نیست. تمام راز موفقیت یک چیز است و آن هم تلاش کردن در جهت رسیدن به هدفتان است. همچنین به هر شکلی که شده باید حس خود را نسبت به آینده خوب نگه دارید چرا که قطعا موفق خواهید شد. با تمام وجود مطمئن باشید تمام افراد موفق لحظات دلسردی، افسردگی، ناامیدی، خستگی و … را تجربه کرده اند. پس اگر این احساسات به سراغتان آمد به هیچ عنوان در آن‌ها غرق نشوید. بدانید که تاریخ انقضای احساسات بد و ناراحتی ها بسیار ناچیز است. مگر اینکه شما سعی کنید از آن‌ها نگهداری کنید.

پس به هیچ عنوان لازم نیست با این عواطف بجنگید. اینطور تصور کنید که این احساسات موجوداتی هستند که در ابتدای مسیر موفقیت نشسته‌اند و در واقع به شما نشان می‌دهند که در مسیر درستی قرار دارید. مسیر صعود به قله هیچگاه مسیری صاف و هموار نیست. باید گهگاهی استراحت کرد، شرایط موجود را بررسی کرد و از اشتباهات درس گرفت. پس دیگر کسی حق ندارد حرف از ناامیدی بزند. فقط اجازه بدهید که بیایند. وقتی وظیفه‌ی شان را انجام دادند خیلی زود می‌روند.

نوشتن کارهای عقب مانده و روزانه

خب کم کم به قسمت های جذاب‌تر مدیریت زمان و برنامه ریزی می‌رسیم. شما باید یک لیست کلی از کارهایی که قرار است انجام دهید تهیه کنید. این لیست می‌تواند شامل بیش از صد مورد شود. هیچ اشکالی ندارد. این مورد هم یک خودآگاهی در رابطه با کارهایی که قرار است انجام شوند برایتان ایجاد می‌کنند.

نوشتن لیست روزانه

پس از اینکه لیست کلی شما کامل شد اکنون نوبت به آن رسیده که لیست دیگری نیز تهیه کنید. این لیست شامل کارهای روزانه‌ی شماست. تمام کارهایی که باید امروز انجام شوند را باید یادداشت کنید. همواره از لیست کارهای کلی تعدادی از آن‌ها را باید وارد لیست روزانه کنید. ممکن است یک کار بزرگ را از لیست کلی وارد لیست روزانه‌تان کرده باشید که تا مدتی بخشی از روز شما را درگیر خود می‌کند. پس لازم نیست که حتما هر روز وظایف جدیدی را وارد لیست روزانه‌ی خود کنید.

البته بهتر این است که در کل فقط یکی دو عدد کار مهم و وقت گیر داشته باشید و بقیه پروژه های مهم را به زمان های دیگری بعد از به پایان رسیدن آن‌ها منتقل کنیم. پس در این زمان اولویت بندی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌شود. بحث اولویت بندی در ادامه مطلب بیان خواهد شد.

مراقب باشید زیاده روی نکنید و همواره مهمترین کارهای خود را یادداشت کنید و از بلند پروازی های غیر منطقی پرهیز کنید. منظور از بلند پروازی های غیرمنطقی در رواقع همان عادت غلطی است که خیلی از ما متأسفانه داریم.

این کار همان کاری است که باعث می‌شود وقتی در حال نوشتن یک لیست روزانه هستیم، به گونه‌ای این کار را انجام می‌دهیم که گویی قرار است هیچ ثانیه‌ای را هم از دست ندهیم و دقیقه به دقیقه برای روزمان برنامه می‌چینیم و فکر می‌کنیم چون نتوانستیم حتی به نیمی از کارهای خود برسیم پس برنامه ریزی فقط امری تبلیغاتی و دروغ است!

مشکل دقیقا از جایی شروع می‌شود که با این تفکر برنامه ریزی را یاد بگیرید که گویی به محض یادگیری این مهارت قرار است مانند بمبی در زندگی تان شما را موفق کند و هر روزتان را با دقت صد در صد برنامه ریزی کرده و از سروقت بودن خود لذت ببرید.

{ این تصور قطعا نادرست است }

هیچ وقت و به هیچ وجه نمی‌توان روزی را بی نقص و صد در صد درست برنامه ریزی کنید (هرچند که می‌توانید آنقدر در برنامه ریزی مهارت پیدا کنید که تقریبا به تمام آنچه برنامه‌ریزی کرده‌اید عمل کنید اما قطعا این روند در برخی روزها ممکن است دچار اختلال شود).

حتی استادان مدیریت زمان و برنامه ریزی هم خیلی اوقات اشتباهاتی را در برنامه ریزی شان مرتکب شده‌اند و اتفاقات پیش بینی نشده روز آن‌ها را هم خراب کرده است. اما ویژگی افرادی که جزو حرفه‌ای‌ها و استادان برتر مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی هستند، این است که به خوبی آموخته‌اند، چگونه با چنین وقایعی کنار بیایند و چطور برنامه ریزی کنند که بتوانند بیشترین بازدهی و بهترین عملکرد را داشته باشند.

اما این جملات نباید باعث شود که فکر کنید اگر فقط به بیست یا سی درصد برنامه‌ی خود هم عمل کردید برد کرده‌اید. اما اگر در تجربه های اولتان توانستید چنین درصدی را کسب نمایید حق دارید کمی مغرور شوید. البته این امر تا حد زیادی به شما بستگی دارد. اگر فردی بودید که دائما در کارها تنبلی می‌کردید و هر روزی که به پایان می‌رسید می‌دیدید که هیچ کدام از کارهایی که باید انجام داده می‌شدند را انجام نداده‌اید حتی اگر توانستید به ده یا بیست درصد برنامه خود عمل کنید هم قدم بزرگی برداشته‌اید.

{ یک نکته طلایی : هیچ وقت و هیچ وقت امروزِ خودتان را با امروزِ افراد موفق و حرفه‌ای مقایسه نکنید }

قطعا آن‌ها هم روزی شروع کرده‌اند. اشتباهات زیادی داشته‌اند. اما درس های زیادی هم گرفته‌اند. پس مطمئن باشید هیچ کس در قدم اول عالی عمل نمی‌کند بلکه با صبر و باوری که به خود و خدای خود داشته‌اند، توانسته‌اند به خود دلداری بدهند و امروز پاداش صبر و تلاشی که کرده‌اند را دریافت کنند.

چطور اولویت بندی کنیم؟

باید بعد از اینکه کارهای روزانه‌ی خودتان را یادداشت کردید، مهمترین کار آن روزتان را هم مشخص کنید. همان کاری که اگر قرار باشد فقط و فقط اجازه انجام دادنِ یک کار را داشته باشید، همان کار را انتخاب می‌کنید. یکی از بهترین روش های اولویت بندی کارها بررسی تبعات است. به این معنی که باید بررسی کنید که انجام ندادن هرکاری چه تبعاتی برای شما به همراه دارد و سپس در این مورد تصمیم گیری کنید. یکی از راهنمایی هایی که می‌توان در این مورد انجام داد این است که از خودتان سؤال بپرسید.

اینکه اگر فلان مورد را در جایگاه سوم قرار دادم، یعنی اینکه کار چهارم را فدای کار سوم کرده‌ام. آیا واقعا ارزشش را دارد که به ازای کار چهارم، کار سوم را انجام دهم یا نه؟ پس تنها در صورتی که مورد سوم را انجام دادم حق دارم که به مورد چهارم بپردازم.

مورد دیگری که از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد، این است که باید مراقب دام دیگری نیز باشید. این دام در واقع شما را در درون بررسی و اولویت بندی گیر می‌اندازد. به گونه‌ای که وقتی به این کار پرداختید متوجه می‌شوید که دو ساعت است درحال پرداختن به این موضوع هستید و خسته شده‌اید. یا اینکه ناراحتید که این اولویت بندی عجب کار سخت و خسته کننده‌ای است.

باید این کار راحت و زمان معقولانه‌ای برایتان داشته باشد. اول ببینید به صورت کلی کدام کار برایتان اهمیت بیشتری دارد و سپس اگر بین دو یا چند کار یا اینکه کدام کار را در چه جایگاهی قرار دهید فکر کنید. اگر زمانی به دو کار رسیدید که احساس کردید واقعا از اهمیت یکسانی برخوردار هستند می‌توانید آخر روز خود را تصور کنید که در انتهای روز سپری شده انجام ندادن کدام یک شما را بیشتر ناراحت می‌کند؟ همان از اولویت بیشتری برخوردار است.

آموزش رایگان مدیریت زمان

لیست کار های روزانه باید چند مورد داشته باشد؟

شاید یکی از سؤالاتی که ذهن شما را نیز درگیر کرده این است که چه تعداد کاری را باید در لیست روزانه خودمان یادداشت کنیم؟ تعداد دقیقی در این رابطه نمی‌توان گفت و تنها نکته‌ای که وجود دارد، به عبارت بهتر پیروی از یک قالب است.

در لیست شما باید نهایتا سه الی هفت کار چهل الی نود دقیقه‌ای نوشته شده‌ باشد. کارهایی که بیشتر از این مقدار زمان می‌برند را باید به چند قسمت چهل الی نود دقیقه‌ای تقسیم کنید و کارهایی که کمتر از این مقدار زمان می‌برند را نیز بهتر است که زمانی مشخص برای آن‌ها در نظر بگیرید و در یک بازه‌ی زمانیِ حدود یک ساعتی آن‌ها را انجام دهید.

ماتریس آیزن هاور (اهمیت و فوریت)

یکی از روش های مرسوم و معروفی که می‌توانید به وسیله‌ی آن اولویت بندی بهتری را انجام دهید، استفاده از همین الگوی آیزن هاور است که براساس اهمیت و فوریت تعریف شده است. اگر بخواهیم خیلی خلاصه و کاربردی این ماتریس را توضیح دهیم، باید بگوییم که تقریبا همه‌ی کارهای ما در دو دسته‌ی کلی قرار می‌گیرند.

تعریف ماتریس آیزن هاور-اهمیت و فوریت

دسته‌ی اول از نظر اهمیت و دسته‌ی دوم از نظر فوریت تعیین وضعیت می‌شوند. به طور دقیق‌تر کارهای ما یا فوری هستند یا غیرفوری و همینطور یا مهم هستند و یا غیرمهم. از این جهت چهار گروه دیگر را می‌توانند تشکیل دهند. اول از کارهایی شروع می‌کنیم که هم مهم هستند و هم فوری (مهم و فوری) که این گروه را می‌توانیم کارهای الزامی و ضرورت های زندگی بنامیم. مانند وقتی که یک عمل اورژانسی برایتان پیش می‌آید و هرچه سریعتر باید آن را انجام دهید.

دومین قسمت کارهایی هستند که فوری هستند اما مهم نیستند (غیرمهم و فوری) که اگر قرار باشد مثالی در این زمینه بنویسیم می‌توان به اکثر تلفن هایی که به شما زده می‌شوند اشاره کنیم. چرا که وقتی صدای زنگ تلفن را می‌شنوید می‌دانید امری فوری است و باید زود جواب داده شود، اما اغلب اوقات اصلا مهم نیستند.

سومین قسمت را کارهایی تشکیل می‌دهند که نه مهم هستند و نه فوری (غیرمهم و غیرفوری) که این دسته از کارها را بیشتر شبیه به حماقت ساخته است. خیلی از اوقات ممکن است کارهایی انجام دهیم که نه مهم هستند و نه فوری که وقت زیادی از شما می‌گیرند و آورده‌ای هم تقریبا ندارند. اما ذکر یک نکته در این قسمت حائز اهمیت می‌باشد. آن هم اینکه نباید فکر کنید که تفریح کردن و یا استراحت کردن جزو این دسته قرار می‌گیرد.

استراحت امری ضروری است و تفریح هم اگر به موقع و به میزان مطلوب برای‌ آن برنامه ریزی نشود ممکن است که به بخش ضرورت راه یابد. پس هیچگاه در این دو مورد اشتباه نکنید. البته حساب افرادی که بیش از نیمی از زندگی‌شان را تفریح و استراحت فراگرفته است از این مطلب جداست. اگر جزو این افراد هستید سعی کنید تفریحات خود را کمی کمتر کنید. به هرصورت این انتخاب با شماست چرا که ممکن است دلایل خاصی برای این امر داشته باشید. اما اعتدال در هرکار امری معقولانه‌تر است.

دسته‌ی آخر که از همه مهمتر می‌باشد، کارهایی هستند که مهم هستند اما فوریت ندارند (مهم و غیرفوری) که کارهایی که در این قسمت طبقه بندی می‌شوند را می‌توان هوشمندی و ذکاوت نامید که شامل کارهایی است که باعث پیشرفت و توسعه‌ی فردی شما و قدمی در راه رسیدن به موفقیت هستند. فرض کنید یک ایده‌ی بسیار خوبی در ذهنتان نقش می‌بندد که به نظر می‌رسد ایده‌ی پولسازی هم هست.

اما آیا این کار مهم است یا خیر؟ خب جواب مثبت است. اما آیا فوری است؟ این بار جواب منفی است. چرا که قرار نیست همین الان اگر به درآمد نرسیدید گلوله‌ای در مغزتان شلیک شود 🙂 البته برخی از افراد آنقدر دیر به فکر کسب درآمد و یا توسعه مهارت های خود می‌کنند که ممکن است حتی این قبیل کارها برای آنها به حوزه‌ی ضرورت منتقل شود. اما هیچگاه نباید ناامید شد. چرا که افراد زیادی در سنین بالا شروع به حرکت کردند و به موفقیت هم رسیده‌اند.

مثال های متعددی می‌توانید در این حوزه ذکر کنید. مانند: خودِ همین یادگیری مهارت برنامه ریزی، ثبت نام در باشگاه بدنسازی، خرید کتاب و اما مهم ترین آنها آموزش دیدن می‌باشد. یادتان باشد یکی از مهم ترین شاه کلیدها برای رسیدن به موفقیت و اهدافتان، آموزش دیدن است.

قانون بیست هشتاد چیست؟ (20/80)

این مورد هم به احتمال زیاد مانند مورد قبلی به گوشتان خورده است. سالها پیش شخصی به نام ویلفرد پارتو که ساکن کشور ایتالیا بوده ‌است به امری جالب پی می‌برد. اینکه تقریبا می‌توان گفت: هشتاد درصد ثروت کشور ایتالیا در دست بیست درصد جمعیت این کشور قرار دارد. کم کم متوجه این امر شد که می‌توان این قانون را در بسیاری از موارد دیگر هم تعمیم داد. شما باید هنگام اولویت بندی به این قانون هم توجه زیادی داشته باشید.

قانون بیست هشتاد

مهمترین مثالی که باید به آن اشاره کرد این است که تنها بیست درصد از کارهایی که انجام می‌دهیم، هشتاد درصد از نتایجی که به دست می‌آوریم را رقم زده‌اند. پس چقدر عالی می‌شود که همواره سعی کنید روی آن بیست درصد پراهمیت تمرکز کنید و کارهایی از آن دست را انجام دهید تا سرعت رسیدن به موفقیت و اهدافتان را مضاعف کرده باشید. درست همانند یک ذره بین که نور خورشید را هرچه بیشتر بتواند روی یک نقطه متمرکز کند، حرارت بیشتری تولید خواهد کرد.

قانون پارکینسون چیست؟

این قانون هم یکی دیگر از مواردی است که واقعا آن طور که باید گاهی اوقات مورد توجه قرار نمی‌گیرد. اصل حرف این قانون را می‌توان در یک جمله خلاصه کرد.

تعریف قانون پارکینسون

به عنوان مثال اگر برای نوشتن یک مقاله، یک هفته زمان مشخص کنیم، این کار تا یک هفته طول خواهد کشید. حتما شما هم به یاد دارید زمانی که درس می‌خواندید یا احتمالا اکنون هم درس می‌خوانید، خیلی از اوقات وقتی که به طور مثال ده روز مانده بود به امتحان، با خودمان می‌نشستیم و با خیال اینکه قرار است یک برنامه ریزی خوب انجام دهیم، می‌گفتیم:‌((خب، من ده روز فرصت دارم. این کتاب هم که بیست فصل دارد. اگر روزی دو فصل را بخوانم می‌توانم به راحتی تمام کتاب را مطالعه کنم و تحت فشار هم قرار نمی‌گیرم.)) یا اینکه محاسبه می‌کردیم و تعداد صفحات را تقسیم بر تعداد روز های باقی مانده‌مان تا امتحان می‌کردیم.

اما قانون پارکینسون به شما می‌فهماند که مشکل کارتان کجاست! در واقع همینکه این قبیل برنامه ریزی‌ها را انجام می‌دادیم آن قدر درس خواندن را پشت گوش می‌انداختیم که شب امتحان مجبور می‌شدیم هرطور که شده کل کتاب را تمام کنیم. البته هیچگاه نباید این طور برنامه ریزی را به کل غلط پنداشت. محاسبات نقش اساسی و بسیار مفیدی برای ما ایفا می‌کنند. در ادامه راهکاری را برای شما ذکر خواهیم کرد.

درمان این اهمال کاری فقط و فقط به مسئولیت پذیری شما بستگی دارد. اما یک راهکار بسیار مناسب می‌تواند شما را زودتر به مقصد برساند. این راهکار استفاده از deadline یا همان ضرب الأجل است. به جای اینکه بگویید: قرار است تا ده روز دیگر این کتاب تمام شود، بگویید قرار است امشب دو فصل اول به پایان برسد.

به این ترتیب شما برای خودتان یک دِدلاین تعریف کرده‌اید و احتمال انجام این کار را به شدت بالا برده‌اید. اما همانطور که گفته شد نباید از مسئولیت پذیری خود غافل شوید. با خودتان روراست باشید و بدون اینکه به سختی های این کار فکر کنید فقط انجامش دهید. اگر هم مناسب دیدید می‌توانید حتی در طول روز از چند ددلاین استفاده نمایید.

الگوی ووپ (WOOP): بهترین روش رسیدن به اهداف

یکی از بهترین روش های رسیدن به اهداف، استفاده از الگوی woop می‌باشد که توسط خانم گابریل اوتینگن طرح شده است. کلمه‌ی woop از چهار حرف تشکیل شده که هر یک نشانگر انجام کار خاصی در مورد اهداف و کار های شماست. هدف لزوما یک پروژه بلند مدت یکساله و چند ساله نیست. همینکه امروز یک تلفن به شخصی بزنید یا حتی وسیله‌ای را به شخصی تحویل داده و … می‌توانید از این الگوی بسیار مفید استفاده نمایید. 

البته باید در نظر داشته باشید که این کار به طور تخصصی در رابطه با مهمترین کاری است که باید در طول روز انجام دهید. همان یک کاری که اگر قرار باشد فقط یک کار را انجام دهید و دیگر هیچ‌کاری نکنید،  آن را انتخاب می‌کنید. باید آن مورد را با الگوی ووپ بررسی کنید. در خیلی از مطالبی که حرف از موفقیت زده می‌شود، دائما جمله هایی با این اوصاف تکرار می‌شوند که مثبت فکر کن، به مشکلات پیش رویت فکر نکن، قطعا به هدف خواهی رسید و فقط مثبت اندیش باش.

درحالیکه تحقیقات جدید نتایج متفاوتی را گزارش می‌کنند. البته مثبث اندیشی و حال خوب داشتن موضوع دیگری است که نمی‌شود آن را نادیده گرفت اما این انتظار که شما حق ندارید ناراحت شوید و به مشکلات فکر کنید، حرف صحیحی به نظر نمی‌رسد. فقط کافی است که پنج دقیقه وقت بگذارید و این کار را انجام دهید.

حرف W: یعنی Wish یا آرزو

اول از همه باید خواسته واقعی خودتان را مشخص کنید. اینکه چرا واقعا می‌خواهید آن را انجام دهید. نباید خواسته ای باشد که دیگران از شما انتظار دارند بلکه باید همان خواسته و هدفی باشد که از انجام مهمترین کار خود انتظار دارید. (البته مسلم است که باید بدون ایجاد زحمت برای دیگری باشد)

حرف O اول: Outcome یا نتیجه

دومین موردی که باید به آن توجه کنید این است که با انجام چنین کاری، چه نتیجه‌ای برای من حاصل می‌شود. چه انسانی خواهم بود و چه ویژگی هایی خواهم داشت. و حالا با تمام وجود و کاملا واقعی از دید خودتان نتیجه را د رذهن خود احساس نمایید.

حرف O دوم: Obstacle یا موانع مسیر

حال وقت آن رسیده که کمی از مثبت اندیشی فاصله گرفته و به موانع احتمالی که ممکن است در این مسیر برایتان رخ دهند فکر کنید. چه چیز هایی می‌تواند مرا از هدف خودم دور سازد؟ حس بد؟ شخص دیگر؟ مکانی دیگر؟ یک فکر مزاحم و یا اتفاقی غیرمنتظره؟ حال نوبت به گام بعدی می‌رسد.

حرف P: یعنی Plan یا برنامه ای برای عبور از موانع

در واقع کار شما در این بخش این است که برای موانع احتمالی سر راهتان، راه حل ها و اقداماتی را در نظر بگیرید. اینکه مشخص کنید هرگاه این اتفاق افتاد، آن وقت این اقدام را انجام خواهم داد. به عنوان مثال: هرگاه سر و صدای محیط مانع تمرکز من شد، آن وقت از یک هدفون استفاده می‌کنم و یک موسیقی آرام بی کلام گوش می‌کنم.

قورباغه را قورت بده یعنی چه؟

یکی از قدیمی ترین و البته مهم ترین کتاب هایی که در زمینه‌ی مدیریت زمان و برنامه ریزی نوشته شده است همین کتاب قورباغه‌ات را قورت بده اثر برایان تریسی می‌باشد. اما خیلی از افراد این کتاب را نخوانده‌اند و تنها به مطالبی که در فضای اینترنت به آن رسیده‌اند اکتفا کرده‌اند و یا حتی با وجود خواندن کتاب یک باور غلط در خودشان ایجاد کرده‌اند.

منظور دقیق‌تر ما برداشت شخص از جمله‌ی قورباغه‌ات را قورت بده است. اغلب افراد وقتی می‌خواهند این جمله را توضیح دهند با فرض اینکه با این کتاب آشنایی داشته باشند، این گونه توضیح می‌دهند که اگر تعدادی کار در طی روز باید انجام دهید و سخت ترین این کارها، قورت دادن یک قورباغه باشد، باید آن را همان ابتدای کار انجام دهید تا در ادامه انگیزه‌ی کافی برای باقی روزتان به دست آورید تا احتمال موفقیت شما در پایان روز به شدت بالا رود.

اما مشکل اساسی ما دقیقا در همین قسمت است که باید آن جمله را کمی تغییر دهیم. بهتر است اینگونه بنویسیم:

اگر “مهم ترین” کارتان در طی روز قورت دادن یک قورباغه باشد باید تا حد امکان آن اقدام را همان ابتدای کار به انجام برسانید.

آموزش مدیریت زمان رایگان

درواقع این مهم ترین کار ماست که اولویت شماره‌ی یک شما قرار دارد. حال می‌تواند کار سختی باشد یا نباشد. شاید مهمترین کار امروز شما، تماس با مادربزرگتان است که احوالی از او بگیرید و این امر مهمترین کار شما در آن روز می‌باشد. اما این کار قطعا جزو کارهای سخت و طاقت فرسا که از آن بیزاریم نیست. اما کاری است که باید در ابتدای روزمان آن را انجام دهیم.

گاهی اوقات هم هستند که مهمترین کار روز ما باید در ساعت مقرری انجام شود و به همین دلیل هم نمی‌توانیم آن را اول از همه قرار دهیم مگر اینکه ساعت انجام آن با برنامه‌ی روزمره‌ی شما همخوانی داشته باشد. پس همیشه یادتان باشد که قورباغه‌ی شما همان مهمترین کار روزتان است که در لیست روزانه‌تان در رتبه اول قرار دادید.

در این قسمت به هیچ عنوان سعی در نقد این کتاب وجود نداشت و صرفا روی برداشت از این جمله صحبت شد. چرا که این کتاب حتی با این وجود که مدت زیادی از انتشارش می‌گذرد بازهم یکی از کتاب های بسیار مفید در زمینه‌ی مدیریت زمان می‌باشد.

البته نکات بسیار زیادی در زمینه‌ی مدیریت زمان و برنامه‌ ریزی صحیح وجود دارند، اما از انجا که این مطلب کمی طولانی شد به نظر می‌رسد بهتر باشد که در نوشته‌ای جداگانه به بیان آن ها بپردازیم. چرا که هنوز نکات بسیار مهم دیگری نیز در این زمینه وجود دارد که مهمترین آنها توضیح و صحبت درباره‌ی مدیریت زمان به روش GTD می‌باشد. در آینده‌ای نزدیک سعی خواهیم کرد در رابطه با روش GTD هم مطالبی را برای شما عزیزان بازگو کنیم.

به عنوان آخرین نکته باید به شما عزیزان عرض کنیم با وجود اینکه سعی شد در این مقاله نکته‌ای از قلم نیفتد، بازهم نوشتن همه‌ی آن‌ها حداقل به اندازه‌ی یک کتاب خواهد شد و چه بسا سؤالات بی‌نهایتی که ممکن است برای اشخاص مختلف به وجود بیایند. شاید این توصیه‌ی بنده را به حساب تبلیغ بگذارید اما این توصیه فقط و فقط یک پیشنهاد دوستانه و بسیار ارزشمند است.

در کمال احترام به اکثر دوره‌هایی که وجود دارند، می‌خواهم به شما دوره‌ی مدیریت زمان و برنامه ریزی سایت بیشتر از یک (bishtarazyek.com) را پیشنهاد بدهم. چرا که با گارانتی مطمئن و بی قید و شرطی هم که قرار داده‌اند می‌توانید در مورد کیفیت این دوره اطمینان کامل داشته باشید. چرا که مدرس این دوره جناب محمد پیام بهرامپور هم یکی از اساتید برجسته و حرفه‌ای کشورمان هستند که اگر تا حدودی هم آشنایی با ایشان داشته باشید این موضوع را تأیید خواهید کرد.

اما هنوز هم تقریبا مطمئن هستم که اگر نهایتا پنج مقاله‌ی جامع رایگان و با کیفیت در ارتباط با آموزش مدیریت زمان و برنامه ریزی وجود داشته باشد، قطعا این نوشته نیز جزو آنها خواهد بود. به راحتی می‌توانید این موضوع را با مراجعه به مطالب دیگر متوجه شوید.

دفتر برنامه ریزی

استفاده از دفتر برنامه ریزی در اولین قدم باعث افزایش انگیزه‌ی شما خواهد شد. با ظاهر زیبا و جذابی که این قبیل دفترها دارند قطعا در نظر هر شخصی جذاب به نظر می‌رسند. همین الآن هم تعداد زیادی از افراد هستند که از این دفاتر استفاده می‌کنند. نگاه کردن به نحوه‌ی طراحی آن‌ها و لیست‌هایی که درون خود جای داده‌اند گاهی اوقات حتی موجب می‌شود ایده‌ی جدید و بسیار خوبی به ذهنتان بیاید.

نکات تکمیلی برنامه ریزی

  • حداقل یک ماه این برنامه ریزی را تمرین کنید.
  • کار بیشتر نتیجه‌ی بیشتر غلط است. هیچگاه چندین کار را به صورت همزمان انجام ندهید. چراکه یا فاجعه‌ای رخ خواهد داد و یا یکی از کارها با کیفیت بسیار پایینی انجام خواهد شد.
  • تنبلی شما هیچ وقت صفر نخواهد شد اما با برنامه ریزی صحیح می‌تواند به شدت کاهش یابد.
  • در تله‌ی قوانین و نکاتی که گفته شد گیر نکنید و اگر لازم است آن‌ها را برای خود شخصی سازی کنید.
  • قورباغه همان مهمترین کار شماست، نه لزوما سخت ترین.
  • در لیست روزانه‌ی خود نباید کلی گویی کنید. مثلا نباید بگویید تمیز کردن خانه بلکه آن را به وظایف کوچکتر و دقیق‌تری تقسیم کنید. برای مثال، به‌جای نوشتن تمیز کردن خانه بنویسید، تمیز کردن اتاق و آن را هم کوچکتر کنید و تمیز کردن میز اتاق را جایگزین گزینه‌ی کلی تمیز کردن اتاق کنید.
  • در بین لیست خود جای خالی هم در نظر بگیرید تا به هم خوردگی های کوچک سبب به هم خوردن کل برنامه‌تان نشود.
  • حدودا پنجاه دقیقه کار و پانزده دقیقه استراحت را در نظر داشته باشید.
  • سعی کنید موردی را حذف نکنید بلکه به زمان دیگری موکول کنید.
  • وقتی اتفاقی پیش بینی نشده رخ داد، دست و پای خود را گم نکنید یا دلسرد نشوید فقط به دنبال جایگاهی مناسب برای آن در لیست خود بگردید.
  • الکی الکی با قبول مسئولیت هایی که مایل به پذیرفتنشان نیستید، وقت خود را بیهوده پرنکنید.
  • تا حد امکان از تلویزیون و شبکه های اجتماعی (اگر ربطی به کسب و کارتان ندارد) دوری کنید.
  • از جلسات متعدد بیهوده به شدت پرهیز کنید.
  • هر وسیله‌ای باید جای مشخصی داشته باشد. میزان زیادی از وقت ما صرف پیدا کردن وسایلمان می‌شود.

سخن آخر

مواظب باشید که نباید به هیچ عنوان به خود سخت بگیرید و یا اینکه فکر کنید از فردا قرار است تبدیل به یک فرد منظم شوید. هیچ وقت نگویید که از هفته‌ی دیگر، ماه دیگر یا به قول معروف از شنبه شروع می‌کنم. بلکه نهایتا از فردا این کار را شروع کنید. مگر اینکه دلیل موجهی داشته باشید.

در ابتدا تاجایی که می‌توانید سعی کنید طوری برنامه‌ریزی کنید که حتما کارها به اتمام برسند. حتی اگر خیلی فرد تنبلی هستید به عنوان مثال می‌توانید در لیست خود فقط یک مورد را یادداشت کنید. این امر بستگی به شما دارد.

هیچ وقت فکر نکنید که حتما باید این روش‌ها را مو به مو و با دقت انجام دهید. البته منظور این نیست که هر راه‌حل را کمی انجام دهید، نیمه‌کاره رهایش کنید و دیگری را کامل کنید و بعدی را اصلا انجام ندهید. منظور این است که تا حدامکان سعی کنید از این مطالب پیروی کنید و هرجا واقعا به نظرتان آمد که کمی در روش‌ها تغییر ایجاد کنید از این کار ترسی نداشته باشید.

دفتر برنامه ریزی SEVIL طرح اسب تک شاخ (یونیکورن)

65,000 تومان
  • نوع صحافی : فنر دوبل
  • فرم صحافی : عمودی
  • نوع جلد : سخت
  • جنس جلد : گالینگور

دفتر برنامه ریزی SEVIL طرح برگ

65,000 تومان
  • نوع صحافی : فنر دوبل
  • فرم صحافی : عمودی
  • نوع جلد : سخت
  • جنس جلد : گالینگور

دفتر برنامه ریزی SEVIL طرح سنتی

65,000 تومان
  • نوع صحافی : فنر دوبل
  • فرم صحافی : عمودی
  • نوع جلد : سخت
  • جنس جلد : گالینگور
  • تعداد برگ : 111 برگ

دفتر برنامه ریزی SEVIL طرح شهر لندن

65,000 تومان
  • نوع صحافی : فنر دوبل
  • فرم صحافی : عمودی
  • نوع جلد : سخت
  • جنس جلد : گالینگور

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *